La difusió de la filosofia Lean en l’àmbit global s’ha estès pràcticament a tots els àmbits. Al sector de la construcció s’han desenvolupat eines pròpies, com el Last Planner System (LPS) o els contractes col·laboratius (IPD).

Però, que passa amb la comunicació? S’ha implementat a les organitzacions? La fluïdesa de la comunicació és incorporada als projectes? Tant Sam Yankelevitch com jo, pensem que avui dia la comunicació encara és la barrera que s’ha de superar, malgrat que formi part de tots els processos i sovint és la causant de moltes ineficiències, Lean comunicació no està encara present a les organitzacions que operen en Lean o que han incorporat processos de gestió de qualitat, i així ho expressem al llibre que hem publicat recentment, El reto Lean en comunicación. 

Com afecta la comunicació en un procés constructiu? Per tal que el procés funcioni adequadament, el flux de comunicació que es genera entre tots els participants en una obra ha de discórrer sense obstacles. No ens referim només als documents del projecte, sinó també a la gestió de la documentació, disposar de les últimes versions dels documents, quina és la versió aprovada… quins canals s’utilitzaran i per a què, la transversalitat dels equips, la comunicació amb la propietat, etc.

I quines eines Lean podem aplicar a la comunicació d’un procés constructiu? Totes. Però no hem d’oblidar que les eines per si soles no són suficients, l’important és l’esforç d’alinear objectius per incrementar el valor que s’atorga al client, i les eines són un ajut per aconseguir l’objectiu.

Les eines pròpies de Lean construcció, com LPS, faciliten la comunicació en l’àmbit visual perquè els acords són més fàcilment entenedors si es mostren molt visuals. Així, una imatge del taulell Kanban o la planificació, pot substituir l’acta de la reunió celebrada amb els acords adquirits.

És un procés col·laboratiu,  alinear objectius a partir de reunions amb la participació de les persones implicades en una fase o altra de l’obra, on es resolen els problemes i es prenen acords.

LPS potencia la comunicació visual. Imatge del llibre El reto Lean en comunicación

Si la comunicació és fluida, col·laborativa i transparent, permetrà detectar ineficiències en el procés de construcció, evitarà repetir tasques, estalviar temps en la cerca de documents, eliminar desconfiances que enfosqueixen el procés.

Com evitem rebre la mateixa informació per més d’un canal? Com evitem cercar una informació que no recordem a través de quin canal hem rebut? Creant un estàndard, establint un acord entre tots els participants.

L’acord donarà resposta a:

• Com gestionarem la documentació del projecte?
• Quin software o plataforma utilitzarem?
• A través de quins canals ens comunicarem?
• Com es genera el flux d’informació perquè l’equip que hi participa disposi de la informació adequada per executar les seves tasques?
• Quins controls s’estableixen per comprovar que els missatges s’han entès correctament?
• Quins elements senyalístics incorporarem a l’obra per facilitar la gestió visual de les tasques?
• Què comunicarem a la propietat, qui, com i quan?
• …

L’acord o estàndard farà possible solucionar possibles ineficiències com l’anàlisi del que no ha funcionat per incorporar millores, si troba una variació, l’entorn Lean indica que s’ha de solucionar el malentès en el moment que es produeix.

Resumint, els avantatges de la comunicació Lean en el procés constructiu:

• Missatges que es transmeten correctament i que són entesos adequadament per tot l’equip i els agents que participen del procés.
• S’aconsegueixen acords compartits.
• Accions clares per a executar les tasques correctament.
• Alinear els resultats amb les expectatives i objectius previstos.
• L’entorn col·laboratiu evita caure en els errors del sistema tradicional.
• S’eviten errors i, per tant, malbarataments.

Lean és el camí cap al canvi.